災害時も安心！電子カルテBCP策定で「現場の声」を活かす実践的アプローチ
大規模災害発生時においても、医療機関は患者ケアを中断することなく継続する責任を負っています。その中心にあるのが電子カルテシステムです。電子カルテが利用不能になった際の事業継続計画（BCP）は、医療機関にとって喫緊の課題と言えるでしょう。
この計画を実効性のあるものとするためには、システム部門や経営層だけでなく、日々の診療で電子カルテを操作する医師や看護師、その他現場スタッフの皆様の声が不可欠です。本稿では、電子カルテのBCP策定において「現場の声」をどのように活かし、実践的な運用と訓練に繋げていくかについて解説します。
災害時における電子カルテのBCPと現場スタッフの役割
電子カルテシステムは、患者様の情報管理、診療記録、処方、検査オーダリングなど、医療提供の中核を担っています。災害によりこのシステムが停止した場合、情報の混乱や診療の中断、ひいては患者様の安全に直結するリスクが生じます。
BCPは、このような非常事態において、電子カルテ機能の一部または全部が利用できない状況下でも、いかにして診療を継続し、患者情報を維持・復旧させるかを定めた計画です。この計画を策定する上で、現場スタッフの皆様の役割は極めて重要です。
システム構築や復旧の専門知識はIT部門に委ねられますが、実際に電子カルテを使用して診療を行う現場の皆様こそが、災害時の混乱の中でどのような情報が最も必要か、どのような代替手段が現実的か、どのような情報伝達方法が有効かを知っているからです。
なぜ「現場の声」が電子カルテBCPに不可欠なのか
現場スタッフの意見をBCP策定に反映させることは、単なる形式的なプロセスではありません。実効性のある計画を立てる上で、以下の点で極めて重要です。
- 現実的な業務影響の把握: 電子カルテが停止した際に、日常業務のどの部分にどのような影響が出るのか、具体的に何ができなくなり、どのような支障が生じるのかを最も正確に把握できるのは現場の皆様です。
- 代替手段の実行可能性評価: 手書きカルテへの移行、特定のオフラインシステム（ダウンタイムシステム）の活用など、代替手段が実際に機能するかどうか、現場の業務負荷を考慮した上で評価できます。例えば、どのような様式の手書きカルテであれば、緊急時でも迅速に記入・共有できるか、といった具体的な知見です。
- 必要な情報とリソースの特定: 災害時に患者様への適切なケアを継続するために、最低限どの情報（既往歴、アレルギー、内服薬など）が必要か、その情報をどのように取得・共有すべきか、そしてそのためにどのような物品（帳票、プリンター、予備バッテリーなど）が必要かを洗い出せます。
- 情報連携とコミュニケーション経路の確立: 災害時は通常の連絡手段が使えない可能性があります。院内外の関係部署や外部機関との連携において、どのような情報伝達手段が有効で、誰が、いつ、どのような情報を伝えるべきか、現場の状況を踏まえて計画できます。
- 計画の運用定着とスタッフの負担軽減: 現場の声が反映された計画は、スタッフ自身の納得感が高まり、緊急時の混乱の中でもスムーズに運用される可能性が高まります。また、非現実的な計画は現場の混乱と疲弊を招くため、負担を軽減する視点も重要です。
「現場の声」をBCPに反映させる具体的なステップ
現場スタッフの皆様の知見をBCPに組み込むためには、以下のステップが有効です。
- 現状把握と課題の洗い出し:
- ヒアリング・アンケート: 各診療科、病棟、部門の代表者や実務担当者から、電子カルテ停止時に特に懸念される業務、必要となる情報、考えられる対応策について具体的な意見をヒアリングします。アンケートはより多くの意見を収集するのに役立ちます。
- 業務フローの可視化: 電子カルテ使用時の日常業務フローを図式化し、電子カルテが停止した場合にどこで業務が滞るかを明確にします。
- 代替運用フローの検討と文書化:
- 優先業務の特定: 災害時でも継続すべき最低限の診療業務（例：緊急性の高い処置、薬剤の払い出し、患者搬送など）を特定し、それに必要な電子カルテ機能や情報が何かを明確にします。
- 代替手段の決定: 手書き運用、ダウンタイムシステム（非常時に利用する最低限の機能を持つオフラインシステム）の活用、電話や無線による情報伝達など、具体的な代替手段とその運用フローを現場の意見を踏まえて決定します。例えば、手書きカルテの様式や記載ルール、どこに保管するかなどを詳細に定めます。
- 必要物品・リソースの特定: 代替運用に必要な紙の様式、筆記用具、プリンター、簡易通信機器、電源、バックアップデータなどをリストアップし、どこに保管し、どのように使用するかを明確にします。
- 役割分担と連絡体制の確立:
- 災害時における各職種、各部門の具体的な役割と責任を明確にします。
- 指揮命令系統、情報収集・伝達の方法、安否確認の方法など、緊急時のコミュニケーションラインを確立します。
- 計画の共有とフィードバック:
- 策定されたBCPは、全スタッフが理解できるよう、平易な言葉でまとめ、周知徹底します。
- 定期的にフィードバックの機会を設け、運用上の課題や改善点を収集し、計画の継続的な見直しに活かします。
実践的な訓練方法とその効果
計画を策定するだけでは不十分です。BCPは「生きた計画」として、定期的な訓練を通じてその実効性を高める必要があります。
- 机上訓練（ディスカッション形式）:
- 特定の災害シナリオ（例：院内サーバールームの停電、ネットワーク障害）を設定し、各部署のスタッフがどのように対応するかをシミュレーションします。
- 「この状況で最も必要な情報は何ですか」「その情報はどのように入手しますか」「誰に伝達しますか」といった具体的な問いかけを通じて、課題や改善点を洗い出します。
- 効果: 思考プロセスを整理し、問題発見能力を高めます。計画の不備や矛盾点を見つけるのに役立ちます。
- 実地訓練（模擬運用）:
- 手書きカルテへの移行、ダウンタイムシステムの操作、非常用電源の使用、無線機を使った情報伝達など、代替運用を実際に試行します。
- 模擬患者を設定し、診療の一連の流れを代替手段で実施してみることで、現実的な課題や必要な習熟度を把握します。
- 効果: 身体で覚えることで、緊急時に自然な行動を促します。備品の配置や動線など、物理的な課題を発見できます。
- 多職種連携訓練:
- 医師、看護師、薬剤師、コメディカル、事務職など、複数の職種が連携して災害時のシナリオに対応する訓練です。
- 情報伝達の正確性や、部門間の協力体制を確認し、改善点を共有します。
- 効果: 組織全体の対応能力を高め、部門間の連携を強化します。
- 訓練後の振り返りと改善:
- 訓練の終了後には必ず反省会を実施し、何がうまくいき、何が課題だったのかを具体的に議論します。
- 抽出された課題はBCPに反映させ、次回の訓練や計画の見直しに活かします。PDCAサイクル（計画-実行-評価-改善）を回すことが重要です。
まとめ：現場主導で実効性のあるBCPを
電子カルテBCPの策定は、単なるシステムの冗長化やデータバックアップに留まらない、全職員が関わるべき経営課題です。特に、日々の診療を支える現場スタッフの皆様の具体的な知見と意見は、災害時においても患者ケアを継続するための計画を、机上の空論ではなく実効性のあるものとするために不可欠です。
「医療機関BCPナビ」では、現場の皆様が抱える不安や課題に寄り添い、効果的なBCP策定から実践的な訓練実施まで、多角的な視点から皆様の医療機関を支援いたします。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。